Grupos de validación
En cualquier sistema del estilo deberá de haber un flujo de trabajo para la validación de notas de gasto.
¿Que conlleva un correcto flujo de trabajo?
Si la administración lo ve oportuno para la agilizar el ciclo de tramitación, en cloud Xpenses es posible que más de un validador pueda validar los gastos de los usuarios. En este esquema podemos ver a que se refiere:
Como vemos, en organizaciones de un mediano o gran número de empleados es recomendable disponer de varios validadores para repartir la carga laboral. Hay quienes han optado por disponer de un validador por departamento o por grupos definidos de empleados.
Esa es la función del apartado "Grupos de Validación"; poder asignar un validador para un grupo de empleados. De forma sencilla, en la tabla podremos ver todos los usuarios con rol de Validador, los cuales pulsando el botón "Editar" nos permitirá seleccionar que usuarios validará.
Además hay que tener presente que también los usuarios validadores en ocasiones deberán introducir gastos, por lo que es conveniente que estos sean validados también por otros validadores, por lo que en el flujo de trabajo deberemos asignar dicha jerarquía.
Proyectos y asignación
Un proyecto es una división en tiempo que se designa para uno o varios usuarios donde podrán volcar las notas de gasto.
Pongamos un ejemplo, imaginémonos un viaje de negocios o un evento dónde varios empleados deberán hacerse cargo de varios gastos (desplazamientos, manutención, dietas...). A esto le llamaremos proyecto, y los proyectos por norma general suelen estar definidos por una fecha de inicio y una fecha de fin. Gracias a este hecho podemos asignarle una caducidad, de esta forma ningún usuario asignado al proyecto podrá imputar gastos ni antes, ni después.
Para gestionar proyectos lo realizaremos todo desde 2 apartados:
Proyectos (Mantenimiento > Proyectos):
El primer apartado está dedicado a la creación y edición de proyectos. Pulsando el botón "Añadir proyecto" de forma fácil podemos dar nombre y fechas de inicio y fin. Una vez realizado pulsar al botón "Guardar".
Podremos editar los proyectos existentes cuando por ejemplo debamos extender sus fechas activas pulsando el botón "Editar".
Asignación Proyectos - Empleados (Mantenimiento > Asignación Proyectos - Empleados):
Este segundo apartado está indicado para la asignación de proyectos a los usuarios que deseamos que formen parte de él.
Solamente deberemos buscar en la tabla el nombre del proyecto deseado y dar clic a "Seleccionar". A continuación se nos desplegará una nueva tabla con todos los usuarios de la organización, éstos podrán ser seleccionados para formar parte del proyecto, una vez escogidos deberemos guardar los cambios con el botón "Guardar asignación".
Mantenimiento Cuentas Contables
Una parte del mantenimiento está destinado a la parametrización de las cuentas contables de la organización. Se destacan los siguientes apartados:
- Importación C.C. Gastos
- Importación C.C. Empleados
- Importación C.C. IVA
- Asignación C.C a Empleados
- Asignación C.C a Empresa
A modo de resumen este apartado nos permite importar los IDs de nuestras cuentas contables, ya sean de Gastos, Empleados e IVA de nuestro ERP.
Posteriormente su correcta asignación de ellas a través de los apartados Asignación. En ellas podremos asignar cada cuenta a un empleado o empresa.
