En Cloud Xpenses se distinguen claramente dos formas de introducción de gastos.
Pueden ser:
- Gasto manual: Consiste en introducir los datos del propio gasto manualmente, de manera detallada y con las opciones de añadir o no la foto del gasto.
- Gasto OCR: Es una manera más rápida de registrar un gasto, ya que aparte de los principales detalles del gasto deberemos adjuntar una foto del recibo o ticket y el sistema OCR se encargará de trasladar los datos al ERP.
Gasto manual
El gasto manual, como su nombre indica, nos permite introducir un gasto que deberá ser rellenado de forma manual por nosotros mismos con todos los conceptos que se requieren de él (nombre, familia, CIF, importe, tipo de IVA... entre otros datos). Este además podremos respaldarlo con una fotografía del recibo que lo corrobore.
Este tipo de gasto requiere de más tiempo para su contabilización, el usuario deberá ser consciente de introducir correctamente los datos requeridos.
Estos son los datos que nos pedirán cada vez que queramos hacer un gasto manual:
- Nombre del gasto
- Familia del gasto
- Categoría del gasto
- C.I.F.
- Nombre de la entidad
- Proyecto
- Fecha
- Cantidad (en caso de desplazamientos privados)
- Precio (en caso de desplazamientos privados)
- Importe
- Tipo
- Divisa
- IVA
- Iconología AEAT
- Fotografía
- Comentarios
Gasto automático OCR
En el gasto OCR tan solo deberemos introducir los siguientes conceptos:
- Familia de gasto
- Categoria de gasto
- Nombre del proyecto
- Tipo de gasto
- Divisa
- Fotografía que posteriormente será analizada por el sistema OCR
- Comentario (opcional)
El sistema OCR se encargará de forma automática de desglosar los demás datos necesarios para su validación:
- Cantidad
- Precio
- Importe
- CIF
- Nombre de entidad
- IVA
- Fecha
Entre estos, cabe destacar que el sistema de reconocimiento de textos podrá averiguar de que tipo de documento se trata:
- Si encuentra el CIF de la organización: Sabrá que el documento es una factura, por lo tanto a efectos fiscales podrá deducirse el IVA
- Si no encuentra el CIF de la organización: Será un gasto común como lo es un tiquet o recibo.
El servicio OCR asegura un servicio procesado de alrededor de 3-4h en casos normales. En casos de menor legibilidad es posible que oscile hasta un máximo de 24h al haber de transcurrir por procesos más precisos de lectura. En caso de que este no pudiera ser validado (normalmente debido a un error de calidad fotográfico) podremos averiguar el motivo a través de la siguiente iconología:
Aún no reconocido
El gasto es muy reciente y aún no ha pasado por el proceso OCR.
Reconocido correctamente
El gasto ha pasado por el proceso de lectura y reconocimiento de carácteres.
Error en la lectura
Algún proceso no se ha realizado correctamente. Haciendo clic a dicho icono podremos ver más acerca del motivo que ha ocasionado el error.