En este artículo vamos a ver como crear usuarios, perfiles y como relacionarlos. Sin embargo, antes de entrar en materia es necesario tener claros algunos conceptos clave.

¿Qué es un usuario?

Más allá del plano físico, donde cada persona es un individuo con sus propias circunstancias, trayectoria, características, creencias y valores, en el terreno de la informática un usuario es esa misma persona haciendo uso de un sistema o aplicación, en este caso Sage 200. El usuario se compone de un nombre y una contraseña, y tiene determinado nivel de acceso a los recursos de la aplicación.

Sage 200 tiene, como mínimo, un usuario llamado Administrador, que tiene plenos poderes en todos los aspectos de la aplicación. Si bien existe la posibilidad de que todos los miembros de una organización accedan con el mismo usuario Administrador, es conveniente que cada uno tenga su propio nombre de usuario y contraseña, ya que esto permitirá su identificación dentro de la aplicación y el nivel de acceso a esta.

¿Qué es un perfil?

En Sage 200, un perfil de usuario es una manera de agrupar usuarios y otorgar a estos el mismo nivel de acceso a la aplicación. Teniendo en cuenta que un programa como Sage 200 es un ERP cuyo objetivo es cubrir todas las áreas de gestión de una empresa, y cuya estructura es modular, será a menudo necesario limitar la manera cómo estos usuarios acceden a la aplicación.

Por poner un ejemplo, sería oportuno vetar el acceso a los usuarios del perfil "Logística", que es el que tienen los empleados de un almacén, al módulo de Contabilidad, para evitar que puedan consultar/modificar información sensible y fuera de su ámbito de trabajo.

El perfil es, de hecho, prioritario a la hora de definir la organización de los usuarios dentro de Sage 200, ya que es un requisito fundamental informar al menos un perfil en el proceso de creación de usuarios y, aunque en un principio podríamos poner a todos los usuarios dentro del perfil Administradores, no sería lo más seguro ni lo más adecuado.

Creando perfiles

Para crear un perfil debemos ir a Inicio/ Consola de Administración / Administración / Perfiles. Hacemos clic en nuevo:

El código propuesto será el que toque según contador. Le damos un nombre, que podría ser por ejemplo el nombre de un departamento, y tenemos opción de restringir, de entrada, todas las opciones de menú. Esto hará que los usuarios que accedan con este perfil de acceso no tengan ninguna opción de menú activa. Lo vamos a marcar. Aceptamos los cambios.

Definiendo la seguridad

La seguridad asociada a un perfil de usuario se gestiona desde Inicio / Consola de Administración / Seguridad / Perfiles / Menú.

Desde aquí podemos definir qué elementos del menú pueden ser vistos o no por los usuarios. Si bien hay otros niveles de seguridad que tienen que ver con operaciones o datos en concreto, aplicar la seguridad a nivel de menús es la forma más básica de limitar el acceso en Sage 200.

Como era de esperar, si entramos en la seguridad del perfil 15 - ZenDesk, todas las opciones de menú salen deshabilitadas, pues así lo indicamos en el apartado anterior:

De lo que se trata, llegados a este punto, es de indicar al perfil ZenDesk qué accesos va a tener. Contamos con esta botonera en la parte superior:

Nos permite realizar búsquedas , expandir/contraer ramas, aceptar o denegar permisos , limitar acciones y realizar vistas previas

Hacer doble clic en el campo "Ejecutable", dentro del grid de opciones, equivale a hacer clic en aceptar/denegar permisos. Se puede establecer SI para categorías completas y especificar opciones concretas. Algunos cambios provocan otros cambios en cascada: por ejemplo, activar el módulo de ventas, activa el de compras, entre otros, y viceversa. Existen relaciones de dependencia.

Para seguir con el ejemplo, vamos a activar el módulo de ventas y dejar inactivos el resto. No queremos que los usuarios del perfil ZenDesk puedan entrar en el módulo de contabilidad, por ejemplo:

Guardamos los cambios. Algunos cambios pueden tardar unos minutos. Tarde el tiempo que tarde, es necesario ser pacientes y esperar a que termine. Cuando llegue al 100%, podemos cerrar.

Creando usuarios

Para crear un usuario hay que ir a Inicio / Consola de Administración / Administración / Usuarios y hacer clic en nuevo. 

Podemos dejar el código propuesto o informar uno nuevo. En el campo Usuario es donde tendremos que poner el nombre que se usará posteriormente para iniciar sesión en Sage 200 junto con la contraseña que, como siempre, se recomienda que sea segura. Solicitará confirmación para asegurar que no hay errores de tecleo. La fecha de caducidad propuesta es un dato que da cierto juego: si la dejamos según lo propuesto, caducará al vencimiento y solicitará al usuario el cambio de esta. Si ponemos una fecha pasada, la contraseña caducará y el usuario deberá cambiarla en el próximo acceso. Si por ejemplo ponemos una caducidad para dentro de 100 años, nunca más volverá a pedir el cambio. El resto de campos son meramente editables.

En la pestaña Perfiles podremos indicar a qué perfil o perfiles pertenece el usuario. Es obligatorio elegir al menos uno, y altamente recomendable no indicarle más para evitar posibles conflictos entre distintos niveles de acceso.

El resto de pestañas no será necesario abordarlas para el tema que nos ocupa. Aceptamos los cambios y ya tenemos el usuario creado.

Accediendo con nuestro usuario

Antes de continuar, es interesante ver como se ve el desplegable de módulos con el usuario Administrador:

Si iniciamos con el usuario ZenDesk y la contraseña creada, las opciones se reducen a las que le hemos establecido en la seguridad de menú del perfil al que pertenece:

Echando un vistazo al menú del módulo de ventas, vemos que por ejemplo tampoco tiene acceso a las opciones de usuario:

Podríamos establecer más restricciones, como por ejemplo que no pueda ver las comisiones que se liquidan a los comerciales, los datos de estos, quitar el menú e-Factura si no se utiliza... Y levantar en cualquier momento estas restricciones. Las posibilidades son enormes, inabarcables, casi. La seguridad de un perfil es susceptible de revisión continua, y no hay un límite teórico de usuarios que puedan formar parte de un perfil.

Conclusiones

En este artículo hemos hecho una aproximación al concepto de perfiles, usuarios y seguridad. Hemos visto con un ejemplo guiado y práctico como definir todos estos elementos dentro de Sage 200 y, si bien la seguridad de esta aplicación abarca otras dimensiones que no se abordan, lo tratado hoy aquí debería suponer un interesante y útil punto de partida para entender y definir la seguridad dentro de la aplicación.

Recuerda, si necesitas algo concreto para tu empresa, contáctanos y te ayudaremos. 

¡Gracias!