Aunque la configuración del correo electrónico no es compleja en sí misma, conviene revisar las particularidades del ERP.

La configuración del correo electrónico dentro de la aplicación puede hacerse desde dos pantallas:

1. Mi configuración.
2. Cuestionario de configuración de la plataforma.

Es recomendable aplicar esta configuración desde la pantalla “Mi configuración”, así que nos centraremos en ella.

Desde “Mi configuración” hemos de acceder a la pantalla “Correo”:

El desplegable “Tipo de envío” presenta tres opciones: lcEnvios, lcSendMail y Sage Mail.

Debe evitarse el uso de lcEnvios y lcSendMail ya que son opciones muy anticuadas. En ocasiones puede parecer que Sage Mail presenta errores que se corrigen marcando la opción lcSendMail, pero lo que sucede es que lcSendMail no está mostrando los errores que se están produciendo.

Una vez seleccionada la opción Sage Mail, puede configurarse el correo desde el botón “Avanzado…”:

Dentro de la nueva ventana de configuración de correo tenemos los campos que cabe esperar en una aplicación que envía correos, así como algunos campos particulares del programa:

Los campos “Nombre de usuario”, “Dirección de correo”, “Dirección de respuesta” y “Enviar copia del mensaje” son auto explicativos; respecto al resto:

• Enviar por defecto a la empresa: al crear un correo propone por defecto la dirección de correo informada en el campo Email1 del domicilio fiscal de la empresa.
• Enviar notificación mediante aviso la aplicación: crea un registro en la bandeja de elementos enviados del usuario que ha generado el mensaje; muchas opciones del programa ya crean este registro por defecto y en esos casos se verán dos registros, aunque realmente se haya enviado únicamente una copia del correo.
• Complementa a la anterior; si se ha enviado un informe no se limita a crear ese registro en la bandeja de elementos enviados, sino que también adjunta el informe.

El campo “Tipo de cuenta” requiere algo más de detalle; podemos dividir las tres opciones que nos propone en “envío directo”, serían las opciones de IMAP y POP3 y “envío indirecto”, que sería la opción “Enviar por Outlook”.

Las dos primeras nos dan pie a indicar el nombre del servidor, el usuario y la contraseña, cambiar puerto del servidor y codificación; a simple vista lo único que varía entre ellos son el puerto y la codificación que proponen por defecto al seleccionar uno u otro, pero internamente su funcionamiento es distinto; en ocasiones hay que probar ambos hasta dar con el correcto para la cuenta de correo que se pretende configurar; los datos a informar los veremos en las siguientes carpetas.

La opción de envío por Outlook es más especial; para empezar, al seleccionarla se deshabilitan las carpetas “Servidores” y “Avanzada” porque dejan de tener utilidad; esta opción configura al programa de modo que, cuando ha de hacer un envío, abre el archivo de datos predeterminado del Outlook instalado en el equipo, deja el correo en la bandeja de salida, y es Outlook quien se encarga del envío.

Esto obliga a tener Outlook instalado en el equipo en el que se está ejecutando el programa y tenerlo correctamente configurado; la configuración del correo en el ERP de este modo es mucho más sencilla y el envío más rápido, pero se han de tener presente algunos detalles:

• Únicamente es válido para Outlook, no lo es para otros gestores de correo.
• Si se trabaja por escritorio remoto es el equipo remoto el que ha de tener instalado y configurado Outlook.
• Si se tienen varias cuentas de correo configuradas en Outlook, el modo de controlar por qué cuenta se hace el envío desde el ERP, es seleccionar como predeterminado el archivo de datos asociado a la cuenta que se quiere emplear, no cambiar la cuenta predeterminada, que puede hacerse, pero no afecta al ERP.
• Si Outlook bloquea el envío puede ser debido a algún problema de su propia configuración; se debería revisar en ese caso la configuración del “Centro de confianza” de Outlook, concretamente el apartado “Acceso mediante programación”.
• Un usuario que tenga el correo configurado en el ERP para hacer el envío por Outlook no podrá ejecutar mediante la funcionalidad de los procesos en diferido tareas que durante su ejecución envíen algún correo.
• Errores que hacen referencia a “Generador de clases COM” pueden significar problemas de permisos o problemas de instalación de Office; no se ha detectado que este tipo de errores se deba a un problema propio del ERP.

Si no empleamos el envío por Outlook se habilitan otras carpetas. En la carpeta “Servidores” hay ciertos campos griseados que no pueden desbloquearse, que son los que hacen referencia a IMAP; incluso al seleccionar el tipo de envío IMAP, los datos se han de especificar en los campos de SMTP.

Por lo demás, en esta pantalla se informan el servidor, el usuario, la contraseña, que deberá indicarse en dos ocasiones para verificar que no se está cometiendo un error al escribirla, y deberá marcarse con casi total seguridad la opción “Servidor SMTP requiere autenticación” y no marcarse la opción “Requerir inicio de sesión utilizando Autenticación de contraseña segura (SPA)”, aunque depende de cada cuenta de correo.

En la pestaña “Avanzada” generalmente lo único que ha de modificarse son el puerto del servidor SMTP y el tipo de cifrado; aunque generalmente los valores que se ven en la imagen son válidos, estos datos dependen de la cuenta de correo que se esté configurando.

Las carpetas “Gestión de mensajes” y “Firma” tampoco necesitan demasiada explicación; en “Gestión de mensajes” puede interesar marcar la solicitud de confirmación de lectura y cambiar el tipo de letra o su tamaño; respecto a la firma, es recomendable, en caso de incluir alguna imagen, que en lugar de incrustar una imagen de gran tamaño y ajustarlo en la propia ventana, se incruste la imagen con el tamaño correcto.

Servicios de correo más comunes

Los siguientes datos referentes a servicios de correo se incluyen por su recurrencia y por haberse comprobado desde el departamento técnico que han sido válidos para configurarlos; se indica el servidor de correo saliente a informar.

Se configuran con cuenta de tipo IMAP, indicando que el servidor SMTP requiere autenticación, puerto 587 y codificación SSL:

• Arsys: smtp.serviciodecorreo.es
• Office 365: smtp.office365.com
• Gmail: smtp.gmail.com
• Yahoo Mail: smtp.mail.yahoo.com

Se configuran con cuenta de tipo IMAP, indicando que el servidor SMTP requiere autenticación, puerto 587 y codificación TLS:

• 1&1: smtp.1and1.es

Las cuentas de Yahoo requieren la activación de la opción “Permitir aplicaciones que utilicen un inicio de sesión menos seguro” dentro de la propia configuración de la cuenta de Yahoo, no en el ERP.

Para las cuentas de Gmail es recomendable activarles la autenticación en dos pasos y solicitar lo que llaman “Contraseñas de aplicaciones” y emplear la contraseña generada en el ERP en lugar de emplear la estándar de la cuenta:

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