Introducción

Tras la instalación de la aplicación Kiwi for Sage se ofrece una sesión de Onboarding. Esta sesión permite adquirir los conocimientos necesarios para comenzar a trabajar en Sage con Kiwi, así como conocimientos básicos de Power BI y de los informes de Kiwi para sacarle el máximo provecho a la aplicación.

Asimismo, se explican las herramientas disponibles para obtener el máximo rendimiento de la aplicación.

Guía

1.1. Configuración de Kiwi en Sage

La solución de Kiwi integra dos aplicaciones: Sage y Power BI.

Tras la activación de las licencias de Kiwi en Sage, se incorporan nuevas opciones en el menú Centro de Información → Reporte → Power BI:

"Acceso" a Power BI: enlace directo a la página de acceso de Power BI. Cabe destacar que no es necesario estar en Sage ni en el servidor para acceder a Power BI; se puede acceder desde cualquier ordenador o dispositivo con conexión a internet.

"Configuración de cuentas contables": permite configurar las cuentas que han quedado fuera de algún grupo del Plan General Contable (PGC). Si una cuenta tiene saldo contable pero no está asignada a ningún grupo del PGC, los informes de Finanzas no podrán ubicarla correctamente. La propia opción incluye una ayuda para identificar qué grupos pertenecen al PGC y desde ahí se pueden reclasificar las cuentas necesarias. Esta configuración solo es necesaria al inicio, o cuando se dé de alta alguna cuenta nueva que no esté contemplada en el plan.

1.2. Permisos de usuarios

En la sección de administración de usuarios (Inicio → Consola de administración → Administración → Usuarios) se encuentra una nueva pestaña Power BI en cada usuario. Desde aquí se configura:

• Si el usuario tendrá acceso a Power BI y con qué cuenta con licencia Pro.
• Las áreas de trabajo a las que tendrá acceso (por ejemplo, solo ventas, o ventas y finanzas).

A nivel de seguridad, Kiwi hereda la seguridad por empresa definida en Sage: si un usuario solo tiene acceso a una empresa concreta, únicamente podrá visualizar esa empresa en los informes de Kiwi.

Esta configuración solo es necesaria al inicio, y posteriormente cuando se quiera modificar el acceso de algún usuario.

2. Cómo funciona Kiwi

2.1. Qué es Power BI

Power BI es una herramienta de Business Intelligence de Microsoft que recopila información de la empresa, la presenta de forma visual y permite analizarla para tomar decisiones. Es una herramienta abierta con la que se pueden crear informes propios, modificar los informes estándar de Kiwi, o conectar con cualquier fuente de datos adicional: otra base de datos, un Excel, u otras aplicaciones.

Kiwi accede a la base de datos de Sage, procesa la información necesaria y la sirve a Power BI para su visualización.

2.2. Sincronización automática

Kiwi realiza una sincronización diaria automática a la 1:00h de la madrugada, en dos pasos:

Actualización de informes: se descargan e instalan todos los informes en su versión más reciente. Kiwi publica entre 3 y 4 versiones al año, además de correcciones y mejoras puntuales, por lo que los informes siempre están actualizados sin necesidad de intervención manual.

Actualización de datos: se recopila y procesa toda la información necesaria de Sage y se actualiza en Power BI.

Es importante tener en cuenta que la información mostrada corresponde siempre a la última sincronización, es decir, a las 1:00h de la madrugada del día en curso. Si se necesitan los datos actualizados al momento, es posible lanzar una actualización manual desde el Configurador de Kiwi.

2.3. Seguridad de datos

Power BI es una herramienta de visualización y análisis. No modifica, no elimina ni puede afectar en ningún caso a la base de datos de Sage. Los usuarios pueden explorar los informes con total libertad sin riesgo de alterar ningún dato.

2.4. Detección de anomalías

Además del análisis de datos, los informes de Kiwi permiten detectar posibles anomalías en la base de datos de Sage: artículos sin familia asignada, clientes sin zona informada, u otros campos incompletos que pueden pasar desapercibidos en el día a día. Una vez detectados, se pueden corregir directamente en Sage y en la siguiente sincronización los datos aparecerán actualizados en los informes.

3. El Configurador

El Configurador es la herramienta desde la que se gestiona la configuración técnica de Kiwi. Es importante tener en cuenta que el acceso al Configurador debe realizarse desde el servidor donde está instalado Kiwi. Los informes de Power BI son accesibles desde cualquier dispositivo, pero el Configurador únicamente desde el servidor.  Ruta para acceder al configurador:

3.1. Reprogramar la Hora de Ejecución

Permite modificar la hora a la que se realiza la sincronización automática diaria. Por defecto está configurada a la 1:00h de la madrugada, pero puede cambiarse si ese horario no es conveniente para la empresa.

3.2. Configuración Power BI

Durante la instalación de Kiwi se configura un usuario administrador que es el responsable de la conexión con la base de datos de Sage. Si en algún momento se cambia la contraseña de este usuario, es imprescindible actualizarla también aquí, en la opción de Configuración de Power BI. De lo contrario, la sincronización nocturna fallará al no poder establecer la conexión.

3.3. Actualización manual

Además de la sincronización automática, es posible lanzar una actualización manual desde el Configurador. Esto es útil cuando se necesitan los datos actualizados al momento, por ejemplo antes de una presentación o reunión.

Se dispone de dos opciones:

• Actualizar Kiwi: descarga e instala la última versión de los informes.
• Actualizar datos: recopila y procesa de nuevo toda la información de la base de datos de Sage.

3.4. Empresas y ejercicio inicial

Desde esta opción se puede seleccionar qué empresas se visualizan en Kiwi (útil para excluir empresas obsoletas o de prueba) y desde qué año se recogen los datos. Limitar el número de empresas y el rango de años puede reducir significativamente el tiempo de sincronización, especialmente en instalaciones con gran volumen de datos. Se puede seleccionar por empresa tanto datos para Kiwi como datos para analítica.

3.5. Duplicados

Esta opción nos permitirá detectar artículos duplicados para su corrección en Sage.

3.6. Visor de incidencias 

También se encuentra aquí el visor de incidencias, de uso interno para la detección y resolución de problemas.

3.7. Configurador de módulos

Permite adaptar el comportamiento de los informes de compras y ventas a la forma de trabajar de cada empresa. Se pueden configurar tres aspectos:

Origen de los documentos: define si los informes muestran la información a partir de facturas o albaranes.

Campo de venta/compra neta: determina si el importe neto que se muestra en los informes corresponde al importe neto de línea (unidades × precio − descuento de línea) o a la base imponible (que incluye todos los tipos de descuento aplicados en el documento).

Origen de datos de artículo y cliente: define si la descripción del artículo y el nombre del cliente se toman del maestro o de la línea del documento. Esto es relevante cuando se modifica la descripción del artículo o el nombre del cliente directamente en los documentos, ya que en ese caso cada variación se trataría como un elemento diferente en los informes.

En el caso de ventas, se añade adicionalmente la opción de Tratamiento de Tallas y Colores para empresas que trabajan con esta funcionalidad en Sage.

Dentro del configurador de módulos se encuentra también la pestaña de Finanzas, desde la que se configura la analítica para las empresas que trabajan con este módulo en Sage. Aquí es posible crear nuevos informes analíticos o eliminar los existentes.

Cualquier cambio realizado en el Configurador de módulos se aplica en la siguiente sincronización, ya sea manual o automática.

4. Conceptos de usabilidad en Power BI

4.1. Organización por áreas de trabajo

Power BI organiza los informes en áreas de trabajo. Las áreas de trabajo de Kiwi se corresponden con los módulos de Sage configurados previamente en el usuario. Es posible crear áreas de trabajo adicionales para alojar informes propios o copias modificadas de los informes de Kiwi.

4.2. Modelos semánticos e informes

Dentro de cada área de trabajo encontramos dos tipos de elementos:

Informes: contienen los informes propiamente dichos organizados en pestañas, cada una con distintas perspectivas del conjunto de datos.

Conjuntos de datos (modelos semánticos): contienen los datos utilizados en los informes y la configuración de conexión a la base de datos. En el caso de Kiwi, ya vienen configurados para conectar con Sage.

4.3. Filtros y segmentaciones

Todos los informes de Kiwi disponen de filtros en la parte superior, comunes a todas las páginas del informe. Al cambiar de página dentro del mismo informe, los filtros aplicados se mantienen.

La selección se puede realizar de varias formas: a través de los desplegables, escribiendo en ellos para buscar, o clicando directamente sobre los objetos visuales. Cada cambio en los filtros recalcula automáticamente toda la información mostrada.

Para la selección múltiple se utiliza Control + clic. Para eliminar la selección de un filtro concreto, se usa la goma que aparece a su derecha. Si se han aplicado varios filtros y se quiere restablecer todo a la posición inicial, la flecha invertida en verde de la parte superior restablece todos los filtros a la vez.

También es posible filtrar directamente sobre las gráficas haciendo clic en cualquiera de sus elementos. Para volver a la posición inicial, basta con clicar en cualquier zona fuera de la gráfica.

Gestión de fechas: la fecha final siempre debe ser posterior a la inicial. Se recomienda introducir primero la fecha final y después la inicial para evitar errores. También es posible introducirlas manualmente haciendo clic derecho sobre el campo de fecha.

4.4. Drill: navegación por jerarquías

El drill es una de las funcionalidades más utilizadas en los informes de Kiwi. Aparece como tres iconos en la parte superior izquierda de cada objeto visual y permite navegar por los distintos niveles de detalle de la información:

• Bajar un nivel: muestra la información en el siguiente nivel de jerarquía (por ejemplo, de cliente a familia, y de familia a artículo).
• Subir un nivel: vuelve al nivel anterior.
• Vista anidada (icono de árbol): muestra todos los niveles simultáneamente de forma jerárquica. Por ejemplo, por cada cliente, todas las familias compradas, y dentro de cada familia, los artículos.

El drill funciona tanto en tablas como en gráficas. 

4.5. Herramientas del objeto visual

En la parte derecha del encabezado de cada objeto visual se encuentran los siguientes botones:

• Activar exploración en profundidad: permite hacer drill clicando directamente sobre los elementos de la gráfica.
• Anclar visualización: fija el visual a un dashboard para crear un panel personalizado.
• Copiar como imagen: copia el visual para pegarlo en documentos Word, PowerPoint o correos.
• Agregar alerta: configura notificaciones automáticas cuando un valor supera o baja de un umbral definido.
• Filtros aplicados (embudo): muestra qué filtros están activos en ese visual concreto.
• Modo enfoque: amplía el visual a pantalla completa para facilitar su análisis en detalle.

4.6. Opciones de exportación

Desde el menú de tres puntos de cada objeto visual:

• Enlace al objeto visual: copia un enlace directo al visual con los filtros aplicados, accesible para usuarios con permiso sobre el informe.
• Chatear en Teams: envía el visual directamente a un chat de Microsoft Teams.
• Exportar datos: exporta la información del visual a Excel en formato de tabla.

Desde la barra superior del informe:

• Analizar en Excel: abre un Excel con todos los datos del informe en formato de tabla dinámica, para análisis más avanzados.
• Exportar a PowerPoint: genera una presentación con las páginas del informe. Los elementos exportados pueden ser capturas estáticas o dinámicas con los filtros para interactuar (deberá conectarse en power point con una cuenta de power bi pro para esta opción)
• Exportar a PDF: genera un PDF con las páginas del informe como capturas de la información visualizada.

5. Informes de Kiwi

Una vez vistos los conceptos básicos de Power BI, se presenta un recorrido por los informes de Kiwi para tener una visión general de la información disponible en cada área.

Área de Ventas

Esta área contiene informes para analizar las ventas desde distintos ángulos. Para cada concepto de estudio se dispone de un informe estándar, un comparativo con el año anterior y un comparativo simplificado.

El análisis de ventas se puede realizar desde una visión general, por cliente, por producto y por vendedor (comisionista 1 de las cabeceras de documentos). Es posible llegar al nivel de familia o de artículo dentro de cada factura. También se incluyen informes de albaranes pendientes de facturar, pedidos pendientes e informes de negociación y proyección que tienen en cuenta tanto las facturas como los albaranes y pedidos pendientes para obtener una venta en firme del periodo.

Los informes comparativos permiten comparar periodos equivalentes con el año anterior. Es importante comparar periodos exactos para obtener resultados coherentes.

El informe General Resumen incluye un mapa geográfico que muestra visualmente la distribución de clientes.

Área de Compras

Esta área es equivalente al área de ventas pero desde el prisma de las compras y los proveedores. Incluye informes de albaranes pendientes de facturar y pedidos pendientes de recibir, así como informes específicos para facilitar la negociación con proveedores.

Área de Almacén

Esta área presenta datos de almacén, concretamente la valoración del inventario a precio medio (VDI), desde el punto de vista del almacén, del artículo, de las familias y de las ubicaciones.

Se incluye también un informe de gestión para detectar y corregir anomalías (por ejemplo, artículos sin ubicación o sin familia asignada), así como informes de entradas y salidas por albarán y de rotación de almacén.

Área de Dirección

Esta área incluye un Cockpit con KPIs de todas las áreas (financieros, de compras, de ventas y de fabricación), así como un resumen de los informes principales de cada área. Está orientada a que el departamento de dirección pueda tener una visión global sin necesidad de entrar en cada área por separado.

Área de Finanzas

Esta área se organiza en varios sub-módulos:

Analítica: informes basados en la guía contable configurada en Sage. Para su correcto funcionamiento es necesario seguir unas pautas de configuración específicas que se facilitan en un artículo aparte.

Balances: balance de masas patrimoniales por los años seleccionados. Permite consolidar varias empresas seleccionándolas con Control + clic. Cuenta de PyG por los años seleccionados, con posibilidad de seleccionar años alternos. Incluye también una versión comparativa por meses. Se tiene en cuenta la guía PYG 08 para pymes. Para cotejar datos habría que seleccionar esta guía en Sage.

Presupuestos: comparativo entre datos reales y presupuestados, con la desviación correspondiente. 

Tesorería: muestra la posición tesorera de Sage: saldo inicial de bancos, cobros, pagos y saldo final. Permite filtrar por tipo de documento (facturas, albaranes, pedidos, movimientos periódicos como nóminas, préstamos, seguros sociales, etc.). Para su correcto funcionamiento es necesario activar la posición tesorera automática en Sage.

Área de Ratios

Esta área presenta los ratios más significativos, con su evolución a lo largo de los años, incluyendo un informe de descomposición de la rentabilidad (modelo Dupont) con desglose hasta el nivel mínimo.

Área de Fabricación

Esta área incluye informes para el control de órdenes de fabricación, consumos de materiales, costes de producción y eficiencia. Se alimenta del módulo de fabricación de Sage.

6. Personalización y soporte

Modificar informes de Kiwi

Es posible modificar los informes estándar de Kiwi para adaptarlos a necesidades específicas, por ejemplo para incluir campos personalizados que no aparecen en el estándar. Es imprescindible trabajar siempre sobre una copia del informe original, nunca sobre el original directamente, ya que la sincronización nocturna sobreescribe los informes originales y se perdería cualquier modificación realizada sobre ellos.

Crear informes propios

Power BI permite conectar con cualquier fuente de datos adicional: bases de datos, ficheros Excel u otras aplicaciones. Si se utilizan ficheros Excel con información que se actualiza manualmente de forma periódica, Power BI permite automatizar esa actualización conectando directamente con la fuente de datos.

Opciones para personalizar o ampliar los informes

• Formación propia en Power BI: se ofrecen sesiones de formación gratuitas (2 días, 2 horas cada día, una vez al mes).
• Desarrollo a medida por parte del equipo de Kiwi.
• Desarrollo por parte de una empresa externa (Power BI es una herramienta abierta).
• Petición de mejora al equipo de Kiwi: si varios clientes solicitan la misma funcionalidad, se valora su incorporación al estándar.

Soporte

Para consultas o incidencias, el equipo de soporte está disponible para ayudar. En caso de que algo no cuadre entre los datos de Kiwi y los de Sage, es recomendable adjuntar una captura del informe de Kiwi junto con el dato obtenido de Sage para facilitar la resolución.

El portal de conocimiento y soporte de Kiwi está disponible en: https://knowledge.cloudsupport.es/ca/powerbi