Introducción
Tras la instalación de la aplicación Kiwi for Sage se ofrece una sesión de Onboarding. Esta sesión nos sirve para adquirir los conocimientos necesarios para comenzar a trabajar en Sage con Kiwi, adquirir conocimientos básicos de Power Bi y de los informes de Kiwi.
Asimismo, explicamos las herramientas disponibles para poder obtener el máximo rendimiento a la aplicación
Guía
1.1. Configuración de Kiwi en Sage
Vamos a ver las dos aplicaciones que quedan integradas en la solución de Kiwi: Sage y Power BI.
En primer lugar, si vamos al menú de “Centro de Información” dentro de Sage 200, veremos una nueva opción “Power BI” dentro de la cual tendremos dos nuevas opciones:
- “Acceso” a Power BI: no es más que un link a la página de acceso de Power Bi, por lo que podemos hacerlo desde aquí o desde el navegador sin necesidad de abrir Sage.
- “Configuración de cuentas contables”: esta opción permite configurar las cuentas que han quedado fuera de algún grupo del PGC. Tenéis una pequeña ayuda para ver qué grupos pertenecen al PGC y a partir de ahí tendréis que reclasificar las cuentas que hayan quedado fuera de plan.
Además, en la sección de administración de usuarios (Inicio-Consola de administración-Administración-Usuarios) tenemos una nueva pestaña en el usuario para activar la cuenta de Power BI asociada a la licencia de Sage y definir las áreas de trabajo a las que tendrá acceso el mismo.
A nivel de permisos, Kiwi hereda la seguridad por empresa, además de las áreas de trabajo que hayamos seleccionado en el usuario.
1.2. Power BI – KIWI – Sage
La solución de Kiwi comunica Power BI y Sage de manera automática.
Power BI es una aplicación de Business Intelligence o BI. Una aplicación de BI es una herramienta que recopila información de la empresa y la presenta de tal manera que permite que la analicemos y tomemos decisiones al respecto. Kiwi lo que hace es comunicar a Sage con Power BI, recoge la información de distintos puntos de Sage, la “mastica” y se la sirve a Power Bi para que éste la pinte.
Kiwi hace una sincronización diaria, por la noche. En esta sincronización se hacen varias cosas:
- Se actualizan los informes en caso de que haya nuevas versiones. En este punto haceros notar que las versiones de Kiwi se actualizan de manera automática. Cada noche Kiwi comprueba si hay alguna versión nueva en el servidor, sea por nuevas funcionalidades como por corrección de bugs; y en caso de que las haya, las descarga y publica antes de empezar con la sincronización de la información.
- Se actualizan los datos en Power BI según la información recogida en Sage.
Tened en cuenta que igual que estamos conectando con la BBDD de Sage podríamos conectar con múltiples orígenes de datos, por ejemplo, un Excel. Por ejemplo, supongamos que tenemos vuestro presupuesto en un Excel y queréis sacar un comparativo entre los datos reales y los del presupuesto, podríamos hacerlo sin problema.
Conceptos usabilidad Power BI
Vamos a ver ahora conceptos básicos de Power BI que os ayudarán a trabajar los informes de Kiwi:
- Organización por áreas de trabajo.
Power BI organiza los informes en áreas de trabajo. Las áreas de trabajo de Kiwi se corresponden con los módulos de Sage y serán los que hayamos configurado previamente en el usuario de Sage.
- Conjuntos de datos, informes y dashboards.
Dentro de cada área de trabajo podemos tener Informes, conjuntos de datos y Paneles o Dashboards.
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- Los Conjuntos de datos contienen los datos que se usan para los informes.
- Los informes contienen varias perspectivas del conjunto de datos y pueden tener varias páginas que se organizan en pestañas.
- Un Dashboard, a diferencia de los informes, solo puede tener una página, y contendrá los objetos visuales que hayamos anclado desde una página concreta del informe. De esta manera podemos tener un resumen de varios elementos visuales que estaban en distintas páginas del informe.
A continuación, vamos a ver distintas funcionalidades dentro de Power Bi que facilitan el análisis de los resultados. Para ello nos situaremos en el análisis de Ventas por producto que contiene elementos visuales varios que nos permitirán ver cada una de éstas.
Filtros, filtros en campos o selección en gráficos
En todos los informes de KIWI tenemos en la parte superior los filtros comunes y específicos a todas las páginas del informe. Lo que pongamos en éstos se mantiene en cada una de las páginas del área que nos encontramos.
Las búsquedas las podemos hacer de varias maneras: seleccionando en los desplegables, buscando en los desplegables o incluso clicando en alguno de los objetos visuales. Cada vez que nosotros cambiamos un filtro, la información se “repinta” en base a la selección que hemos hecho.
- Drill down con manteniendo las visibles los niveles o no
- Visualizar filtros. Esta opción nos permite ver qué filtros tenemos aplicados.
- Anclar visualización. Nos permite anclar un elemento visual a un dashboard existente o uno nuevo.
- Modo enfoque
- Agregar comentario
- Chatear en teams
- Exportar datos. Permite exportar a Excel la información visualizada, ésta se exporta como una tabla directa.
- Orden. En las tablas es más fácil hacerlos directamente en las tablas encima de las columnas.
Tenemos además varias opciones de exportación:
- Power Point: genera un ppt con las páginas del informe, manteniendo look&feel de los informes y con cada uno de los elementos que se presentan. Una vez creada la ppt los elementos en ésta son “fotos”, ya no tenemos los filtros que tenemos en power bi, pero cada uno de ellos tiene un link que nos permite navegar al informe y acabar de ver en éste lo que necesitemos.
- PDF. Genera un PDF donde igual que antes los informes son capturas de la información que tenemos.
- Analizar en Excel. A diferencia de la exportación anterior, nos prepara un modelo de datos con toda la información que visualizamos en el informe, para que podemos montar tablas dinámicas y analiza en Excel lo que necesitemos.
1.3. Informes de Kiwi
Informes de Kiwi
Una vez vistos estos conceptos básicos sobre Power BI, vamos a dar un paseo por los informes de Kiwi de manera que tengáis una visión de toda la información que os encontrareis en Kiwi y podáis empezar a trabajar en ella.
Área ventas.
En esta área tenemos informes que nos permiten analizar las ventas desde varios ángulos. Fijaros que siempre tendremos un informe según el concepto de estudio, el mismo comparativo con el año anterior y uno comparativo simplificado donde los valores de margen y coste no se muestran.
El estudio de las ventas se hace desde un punto de vista general, del cliente, del producto y del vendedor (comisionista 1 de las cabeceras de documentos); además podremos analizar las ventas llegando dentro cada factura al nivel de familia o de producto. También podremos los pedidos pendientes y una proyección de nuestras ventas teniendo en cuenta todos los datos anteriores.
Área compras
Esta área es muy parecida a la de ventas, desde el prisma de las compras; y tenemos además dos informes distintos que facilitarán la negociación con proveedores.
Área almacén
Esta área nos presenta datos de almacén. Podremos consultar el VDI (a precio medio) de nuestro almacén desde el punto de vista del almacén, del artículo, de las familias y de las ubicaciones.
Tenemos un informe de gestión que nos permite gestionar anomalías, por ejemplo, artículos sin ubicación, en caso de que trabajemos con ellas nos facilitará la corrección de esta situación.
Área finanzas
Desde esta área podemos visualizar balances, cuentas de PyG, presupuestos y tesorería de la empresa.
Área ratios
Desde esta área tenemos los ratios más significativas de las pymes con la evolución de estos a lo largo de los años.
Herramientas
2.1. Portal de KIWI
Este es el portal de conocimiento y soporte de Kiwi
https://knowledge.cloudsupport.es/ca/powerbi
Configurador
Ruta para acceder al configurador: