Para acometer una implantación de Valerdat es necesario que el sistema ERP de la empresa disponga previamente de una serie de datos maestros, información operativa e históricos que permitan alimentar correctamente la solución.
La disponibilidad, calidad y estructura de esta información es un requisito fundamental para garantizar el correcto funcionamiento de Valerdat y, especialmente, para obtener resultados fiables en los procesos de análisis y previsión.
2. Información requerida en el ERP
A nivel funcional, el ERP deberá disponer de los siguientes elementos:
El sistema deberá disponer de un maestro de proveedores correctamente informado y actualizado, con los datos necesarios para identificar de forma unívoca a cada proveedor utilizado en los procesos de aprovisionamiento.
2.2. Relación proveedor-producto
Deberá existir información que permita relacionar los artículos con sus proveedores habituales o potenciales.
Esta relación será necesaria para identificar las fuentes de aprovisionamiento disponibles para cada producto y utilizar esta información en los procesos de planificación y previsión.
El ERP deberá disponer de un maestro de artículos que incluya todos aquellos productos que deban ser considerados dentro de Valerdat.
Los artículos deberán contar con un código único que permita su correcta identificación y vinculación con el resto de información del sistema.
Será necesario disponer de los almacenes o ubicaciones logísticas utilizadas por la empresa.
Cada almacén deberá estar identificado mediante un código único que permita diferenciar correctamente las existencias y operaciones realizadas en cada ubicación.
2.5. Relación artículo-almacén
El sistema deberá permitir identificar qué artículos se encuentran asociados o pueden gestionarse en cada almacén.
Esta relación permitirá analizar las existencias, movimientos y necesidades de cada artículo de forma diferenciada por ubicación.
Será necesario disponer de información actualizada sobre las existencias de los artículos.
Para que los procesos de previsión de Valerdat puedan proporcionar resultados óptimos, es recomendable disponer de un histórico mínimo de dos años.
Cuanto mayor sea la cantidad y calidad de información histórica disponible, mayor será la capacidad de la herramienta para identificar comportamientos, tendencias, estacionalidades y patrones de demanda.
Como mínimo, será necesario disponer de información histórica correspondiente a los siguientes documentos:
Se deberá disponer del histórico de pedidos de clientes, incluyendo la información necesaria para identificar artículos, cantidades, fechas y documentos asociados.
Será necesario disponer del histórico de albaranes de venta o documentos equivalentes que reflejen las entregas efectivamente realizadas a clientes.
Esta información resulta especialmente relevante para analizar la demanda real y la evolución de las salidas de producto.
El ERP deberá disponer del histórico de pedidos realizados a proveedores.
Esta información permitirá analizar las necesidades de aprovisionamiento, frecuencias de compra y comportamiento histórico de los suministros.
Será necesario disponer del histórico de recepciones de mercancía o albaranes de compra.
Estos documentos permitirán conocer las cantidades realmente recibidas y las fechas efectivas de aprovisionamiento.
4. Alternativa mediante ficheros externos
Aunque la opción preferente es que toda la información necesaria para el funcionamiento de Valerdat esté disponible e integrada en el ERP, pueden darse situaciones en las que determinados datos no se encuentren registrados en el sistema, no puedan extraerse directamente o no se disponga del histórico requerido.
En estos casos, se estudiará la viabilidad de incorporar dicha información mediante un proceso de importación de ficheros externos. Para ello, la empresa deberá facilitar los datos correspondientes en un formato adecuado que permita su tratamiento e integración.
Preferentemente, estos ficheros deberán entregarse en un formato estructurado y fácilmente procesable, como Excel o CSV.
Los ficheros deberán mantener una estructura homogénea y contener los identificadores necesarios para relacionar correctamente la información con los datos existentes en el ERP. Entre los campos que pueden resultar necesarios se encuentran:
- Código de artículo.
- Código de proveedor.
- Código de almacén.
- Número o identificador de documento.
- Fecha del documento o movimiento.
- Cantidades correspondientes.
La estructura definitiva de los ficheros, los campos requeridos y la viabilidad de su importación deberán analizarse y acordarse previamente durante la fase de análisis de la implantación.
La incorporación de información mediante ficheros externos estará sujeta a una evaluación previa de su calidad, integridad y compatibilidad con los requisitos funcionales de Valerdat.
5. Consideraciones sobre la calidad de los datos
Antes de iniciar la integración con Valerdat será necesario verificar que la información disponible presenta un nivel de calidad suficiente.
Deberá comprobarse especialmente que:
- Los códigos de artículos, proveedores y almacenes sean únicos y coherentes.
- Los documentos históricos puedan relacionarse correctamente con el resto de entidades.
- Las fechas y cantidades se encuentren informadas correctamente.
- Exista continuidad suficiente en la información histórica.
- Los datos procedentes de diferentes fuentes puedan vincularse mediante identificadores comunes.
La falta de información, inconsistencias o una calidad insuficiente de los datos puede afectar directamente a los resultados obtenidos por Valerdat y, especialmente, a la precisión de las previsiones.
6. Resumen de requisitos mínimos
Para iniciar una implantación de Valerdat, la empresa deberá disponer, mediante su ERP o mediante ficheros complementarios, de información relativa a:
- Proveedores.
- Relación proveedor-producto.
- Artículos.
- Almacenes.
- Relación artículo-almacén.
- Stock actual.
- Histórico de pedidos de venta.
- Histórico de albaranes de venta.
- Histórico de pedidos de compra.
- Histórico de albaranes de compra.
Para los procesos de previsión se recomienda disponer de, al menos, dos años de información histórica, con el objetivo de obtener una base de datos suficientemente representativa para el análisis de la demanda y la planificación.