El asistente de reclamaciones permite crear y enviar cartas a clientes que no han pagado sus deudas antes de una fecha de vencimiento específica, y recordarles que tienen pagos atrasados.
Cada vez que se venden mercancías o servicios, la deuda de los clientes aumenta. A partir de ese momento, se supervisan los cobros para comprobar que las deudas de los clientes se pagan a su debido tiempo. De lo contrario, la empresa necesita activar un proceso de reclamación de varios niveles, como recordatorios telefónicos o escritos.
SAP Business One ofrece un asistente de reclamaciones para crear cartas de reclamación. Se ejecuta para todos los clientes que tengan activada esta opción, comprueba todas las facturas de deudores pendientes y operaciones que representan deudas, y permite imprimir y enviar las correspondientes cartas de reclamación con diferentes niveles de gravedad. Además, el asistente de reclamaciones permite contabilizar automáticamente facturas de servicio por los intereses y tasas que cargaron se cargaron a partir de una reclamación.
El sistema de reclamación trata los siguientes documentos:
- Facturas de deudores pendientes, incluidas las facturas con crédito o pago parcial
- Facturas que incluyen plazos
- Abonos de deudores
- Cobros que no se basan en facturas
- Asientos manuales con al menos una línea contabilizada a un cliente
- Operaciones de saldo inicial y final
Antes de utilizar el asistente de reclamaciones, es preciso especificar unas definiciones preliminares.
CONFIGURACIÓN
CUENTAS CONTABLES
GESTIÓN / DEFINICIONES / FINANZAS / DETERMINACIÓN DE CUENTAS DE MAYOR / VOLUMEN DE NEGOCIO / GENERAL
Debemos definir las cuentas de interés de reclamación y de tasas de reclamación para poder contabilizar automáticamente intereses o tasas mediante facturas de servicio.
CONDICIONES DE RECLAMACIÓN
GESTIÓN / DEFINICIONES / INTERLOCUTORES COMERCIALES / CONDICIONES DE RECLAMACIÓN
Las condiciones de reclamación se basan en niveles de reclamación y contienen parámetros y valores que son necesarios para la ejecución del proceso.
Una condición de reclamación puede tener hasta 10 niveles de reclamación (o Modelos de carta).
Por defecto el sistema dispone de los cuatro primeros modelos de carta predefinidos.
Se trata de PLD del sistema que podemos modificar o, en su caso, crear los correspondientes CR.
VALOR POR DEFECTO EN LA CREACIÓN DE CLIENTES
GESTIÓN / INICIALIZACIÓN SISTEMA / PARAMETRIZACIONES GENERALES / IC
Condiciones de reclamación estándar para el cliente. Se aplicarán por defecto al crear un nuevo cliente.
DATOS MAESTROS DEL IC
En la ficha del Cliente seleccionaremos una de las condiciones de reclamación que hemos definido.
Si el campo se deja en blanco, a este cliente nunca se le generarán cartas de reclamación.
| Plazo de reclamación |
Podemos elegir entre las condiciones de reclamación definidas. Si el campo se deja en blanco, a este cliente nunca se le generarán cartas de reclamación. |
| Contabilización automática | Elegimos el tipo de contabilización automática que queremos utilizar con este IC
|
| … | Si en el campo anterior hemos seleccionado algún valor, este icono estará activo y podremos seleccionar la cuenta o cuentas a utilizar. |
Podemos bloquear temporalmente las reclamaciones a un cliente, desde la pestaña de FINANZAS
EXCLUIR UN DOCUMENTO DE LA RECLAMACIÓN
Podemos excluir un documento concreto del proceso reclamación.
Para ello, antes de ejecutar el proceso, deberemos marcar la factura o abono en cuestión, desde la pestaña LOGÍSTICA:
VALORES POR DEFECTO EN LOS CORREOS GENERADOS
GESTIÓN / INICIALIZACIÓN SISTEMA / PARAMETRIZACIONES DE IMPRESIÓN / Por Informe
En esta pantalla definimos el asunto y el texto que se incluirá en los correos generados desde este proceso.
Se trata de textos genéricos que se utilizarán para todos los clientes.
Un ejemplo de su uso podría ser el siguiente:
ASISTENTE DE RECLAMACIONES
VENTAS / ASISTENTE DE RECLAMACIONES
PASO 1. OPCIONES DE ASITENTE
Desde esta pantalla podemos iniciar una nueva ejecución, o, si hubiésemos dejado grabadas condiciones de reclamación sin ejecutar, ahora podríamos seleccionarlas. En la columna Estatus nos informaría de cómo se acabó el proceso grabado.
Las opciones posibles en este campo son:
- Parámetros grabados: No se ha ejecutado la reclamación y SAP Business One no ha creado aún el informe de recomendaciones.
- Parcialmente ejecutado, aún no impreso: SAP Business One ha grabado la ejecución de reclamación y ha creado las reclamaciones. Sin embargo, no se pudieron crear las facturas de servicio que se debían crear para contabilizar automáticamente los intereses o tasas ni se imprimieron las reclamaciones.
- Asistente ejecutado, aún no impreso: SAP Business One ejecutó la reclamación, pero no ha impreso las reclamaciones. Se crearon las facturas de servicios que debían crearse para contabilizar automáticamente los intereses o tasas.
- Ejecutado e impreso: SAP Business One ejecutó la reclamación e imprimió las reclamaciones. Se crearon las facturas de servicios que debían crearse para contabilizar automáticamente los intereses o tasas.
PASO 2. PARÁMETROS GENERALES
| Nombre de reclamación |
Podemos dar un nombre específico a la ejecución. Por defecto el sistema nos ofrece un nombre con la fecha y el número de ejecución en el día. |
| Fecha de ejecución |
Fecha del sistema. No es modificable. |
| Nivel de reclamación | Podemos seleccionar:
|
| Plazo de reclamación | Podemos seleccionar:
|
PASO 3. INTERLOCUTORES COMERCIALES
En esta pantalla incluimos y seleccionamos los clientes que vamos a tratar.
El sistema filtra los clientes que tengan asignada la condición de reclamación seleccionada en el paso anterior.
Con el botón AÑADIR se abrirá la ventana de selección estándar de SAP.
| Incluir clientes con crédito o saldo cero | Podemos añadir clientes con no tengan saldo deudor |
| Considerar proveedores conectados | Podemos añadir los proveedores conectados con los clientes seleccionados. |
PASO 4. PARÁMTEROS DE DOCUMENTOS
Seleccionamos el rango de fechas a considerar.
Seleccionamos las clases de documento a considerar.
En parámetros de carta:
| Permitir reclamación negativa | El sistema generará la reclamación, aunque los documentos negativos superen a los positivos en el cliente. |
| Visualizar todos los artículos abiertos | indica si se Incluyen facturas y asientos manuales de la clase Factura que no se pueden seleccionar para una nueva reclamación (en un nivel de reclamación superior) o cualquier reclamación. Al seleccionar esta opción, la reclamación muestra todas las facturas pendientes, con independencia de su fecha de vencimiento, que no se han pagado, abonado o reconciliado. Este campo está habilitado y es visible únicamente si se ha seleccionado Todos en el campo Nivel de reclamación del paso 2 del asistente de reclamaciones |
PASO 5. INFORME DE RECOMENDACIÓN
En esta ventana aparecen los clientes que tiene saldos deudores que cumplen con los parámetros seleccionados en los pasos anteriores.
Pulsando el botón EXPANDIR, veremos el detalle de los documentos que se van a reclamar.
PASO 6. DOCUMENTOS DE SERVICIO RECOMENDADOS
Esta opción sólo aparece si la condición de reclamación tiene activada la contabilización automática de Interés y/o tasa.
Se muestra la lista de facturas de servicio que se crearán con los importes calculados de los intereses y/o tasas devengados.
Podemos seleccionar la fecha y serie de las facturas a crear.
Podemos optar por desmarcar alguna factura, si lo consideramos oportuno.
PASO 7. PROCESAMIENTO
En esta ventana decidimos en qué punto vamos a dar por terminado el asistente.
Disponemos de las siguientes opciones:
| Grabar parámetros de selección y finalizar | Graba los parámetros de selección, pero no el informe de recomendación. Puede que la próxima vez que se ejecute el asistente de reclamación, el informe de recomendación sea diferente debido a nuevas facturas o facturas pagadas. |
| Grabar informe de recomendación como documento preliminar y finalizar |
Crea reclamaciones en el futuro según un informe de recomendación específico. Además, las facturas, los abonos y los pagos incluidos no se cubrirán en otras ejecuciones de reclamación. Se puede cancelar el informe de recomendación grabado.
Al recuperar el asistente, deberemos avanzar, sin poder cambiar los parámetros, hasta el punto 5, donde retomaremos el proceso con los documentos disponibles a fecha de hoy. |
| Solo ejecutar y salir. Imprimir o enviar por correo electrónico más tarde |
Ejecuta y finaliza la ejecución de reclamación para todos los clientes y documentos seleccionados. Si en los pasos anteriores se optó por contabilizar intereses o tasas automáticamente mediante la creación de facturas de servicio, aparece el siguiente mensaje del sistema: Se añadirá una factura de servicio. ¿Desea continuar? Si selecciona Si, se ejecuta el asistente. Si selecciona No, el asistente no se ejecuta y puede volver al paso 6 y optar por no contabilizar las facturas de servicio. El nivel de reclamación y la última fecha de ejecución de la reclamación se actualizan para las facturas incluidas en la ejecución de la reclamación, a menos que las facturas se incluyeran solo a consecuencia de haber seleccionado la opción Visualizar todas las partidas abiertas. Cuando selecciona esta opción y el asistente se ejecuta correctamente, la ejecución pasa a tener el status Ejecutado, pero aún no impreso. Si el asistente se ejecuta con errores, por ejemplo, si no se pueden crear las facturas de servicio debido a que faltan indicadores de impuestos, se establece el status Parcialmente ejecutado, pero aún no impreso. En este caso, no se crean reclamaciones y no se actualiza la información del nivel de reclamación y de la última fecha de reclamación. A continuación, puede cargar y ejecutar el asistente nuevamente después de haber realizado las correcciones necesarias en el asistente (es decir, especificar los indicadores de impuestos o seleccionar no contabilizar automáticamente las facturas de servicio por tasas o intereses). Cuando se crea una carta de reclamación para un cliente, se actualiza el registro de datos maestros de interlocutor comercial. En la ficha Finanzas, el campo Fecha de reclamación muestra la fecha en que se han creado reclamaciones por última vez. Las reclamaciones se pueden imprimir en un momento posterior. Para ello, la próxima vez que acceda al asistente de reclamaciones, seleccione la opción Ejecutado, pero aún no impreso en el paso 1. |
Además, disponemos de estas dos opciones que podemos utilizar en cualquiera de los asistentes creados:
| Imprimir carta de reclamación y finalizar |
Ejecuta, imprime y sale de la ejecución de reclamación para todos los clientes y documentos seleccionados. Si en los pasos anteriores se optó por contabilizar intereses o tasas automáticamente mediante la creación de facturas de servicio, le aparecerán las opciones explicadas en el paso anterior |
| Enviar cartas de reclamación por correo electrónico y salir |
Ejecuta, prepara los mails y sale de la ejecución de reclamación para todos los clientes y documentos seleccionados. Si en los pasos anteriores se optó por contabilizar intereses o tasas automáticamente mediante la creación de facturas de servicio, le aparecerán las opciones explicadas en el paso Solo ejecutar.
Este proceso se detalla en un punto posterior |
PASO 8. INFORME TOTALES
En esta pantalla final se muestra el resultado del proceso.
Se muestran los posibles mensajes de error y advertencia generados por el sistema.
Como en este ejemplo se pueden generar facturas de servicio, se muestran también los números de documento a medida que se crean.
REGISTRO EN LA FICHA DEL CLIENTE
Una vez finalizado el proceso se actualizan las fichas de los Clientes que han formado parte del proceso:
ENVÍO DE LOS DOCUMENTOS MEDIANTE MS OUTLOOK
El sistema nos preguntará si queremos utilizar los grupos de correo. En tal caso se debe tener en cuenta que enviaría los documentos a todos los integrantes del grupo.
Al validar la ventana el sistema genera todas las cartas de reclamación y nos enseña las cartas que ha generado y a que mails se van a enviar, tal como vemos en la imagen siguiente:
Aun podemos hacer una última revisión de los documentos que enviará. Si todo es correcto, ya solo queda darle a enviar y saldrán todos los documentos a las personas que corresponda.
Si tal como hemos explicado se hubiesen creado parámetros para las cartas de reclamación, aparecerían en los campos Asunto y Cuerpo, que se crearían en los mails que se envían.