INTRODUCCIÓN

SAP Business One permite configurar derechos de propiedad de datos para que determinados documentos sólo puedan ser vistos por los responsables de los mismos o por sus superiores jerárquicos.

La configuración de seguridad y toma de posesión de los documentos está basada en la siguiente relación

En base a estas relaciones se puede

• Automatizar la asignación de empleado de departamento de ventas a un documento.
• Efectuar, por el usuario que introduce un documento, la asignación de propiedad del mismo (Titular del documento).

NOTA:

Toda la funcionalidad de propiedad de datos está basada en el Titular del Documento.

CONFIGURACIÓN DE USUARIOS

EMPLEADO DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS

Los empleados de departamento de ventas deben ser creados en registro aparte, no se crean automáticamente al crear el usuario. Para crearlo se debe acceder al mantenimiento incluido en el módulo de gestión.

USUARIO

Para asignar automáticamente el empleado de departamento de ventas a un usuario de SAP debe asignársele una colección de valores estándar de usuario.

En dicha colección estará definido como empleado de departamento de ventas por defecto la entrada correspondiente.

EMPLEADO (Recursos Humanos)

En la ficha de recursos Humanos se efectúa el enlace de la información (empleado departamento de ventas y usuario de SAP).

También se especifica la pertenencia a departamento y sucursal que, como veremos más adelante, tiene aplicación en la definición de derechos.

ROLES

En la pestaña Pertenencia de la ficha de RRHH se debe definir a qué equipos pertenece, qué rol desempeña dentro de la empresa y dentro del equipo.

CONFIGURACIÓN DE DERECHOS

Todo usuario tendrá derecho de acceso

• Por defecto
  • A los documentos de los que sea titular
  • A los documentos que no tengan ningún titular asignado
• Por concesión de derechos
  • A los documentos de los usuarios con relación definida a los que se le haya concedido el acceso.

Los derechos siempre se aplican en función del titular del documento.

Los derechos de acceso a documento ajenos se conceden desde el módulo de gestión.

En esta pantalla se definen, por usuario y documento, los derechos de acceso.

Los derechos de acceso pueden concederse por

• Colega: el usuario y el propietario comparten al mismo director en sus registros de empleado correspondientes.
• Director: el propietario es el director del usuario según el campo de director del registro de empleado del usuario.
• Subordinado: el usuario es el director del propietario según el campo de director del registro de empleado del propietario.
• Sucursal: el usuario y el propietario son miembros de la misma sucursal. La sucursal se obtiene de los registros de empleado correspondientes.
• Departamento: el usuario y el propietario son miembros del mismo departamento. El departamento se obtiene de los registros de empleado correspondientes.
• Equipo: el usuario y el propietario son miembros del mismo equipo. El equipo se obtiene de los registros de empleado correspondientes.

PROBLEMAS CONOCIDOS

Los comerciales se quejan de que no pueden ver todas sus ofertas ya creadas y en cambio ven otras que no son suyas, los motivos son:

• Las ofertas que no son suyas y, sin embargo, les salen en la lista de ofertas, no tienen asignado titular o bien el titular que tienen asignado no es miembro de un equipo.

Las ofertas que son suyas, y sin embargo no les salen en la lista de ofertas tienen asignados titulares diferentes, aunque el comercial figure como empleado de departamento de ventas. Dado que la seguridad se gestiona por titular este último es el que determina si puede ver la oferta.