INTRODUCCIÓN
Data Transfer Workbench es la herramienta de SBO que nos permite importar datos a nuestro sistema.
Es importante destacar que al realizar este proceso de importación se realizan las mismas validaciones que si el dato se introdujera manualmente en el sistema.
El producto se puede instalar en cualquier equipo cliente.
Al instalar el producto se crea una carpeta DATA TRANSFER WORKBENCH dentro de la carpeta donde se ha instalado SAP.
Dentro de esta carpeta tenemos tres elementos fundamentales
- DTW.exe. Es el programa
- Templates. En esta carpeta encontraremos las plantillas necesarias para preparar los datos a cargar.
- Refdi.chm. Es el fichero de ayuda. Dentro encontraremos la documentación con toda la información necesaria para rellenar los ficheros
La carga de datos se basa en la preparación de ficheros Excel. En la carpeta Templates encontraremos todas las plantillas necesarias.
Hay que tener en cuenta que, al tratarse de una base de datos relacional, los datos de un elemento pueden estar en más de una tabla y por tanto requeriremos de más de una plantilla.
Por ejemplo, un Interlocutor comercial puede tener más de una dirección. Por ello deberemos rellenar un Excel complementario con las direcciones.
Todas las plantillas tienen las dos primeras líneas con los nombres de los campos. La primera línea no debe modificarse, ya que es la que utiliza el programa para vincular los campos. La segunda sí que se puede modificar, y puede ser recomendable hacerlo, para utilizar descriptivos que faciliten el trabajo al usuario que debe rellenar las plantillas.
Todas las plantillas tienen una primera columna que es el código que relaciona el dato del fichero principal con los datos en los ficheros complementarios.
Hay datos que requieren el uso de códigos especiales. En el fichero refdi.chm encontraremos los valores que debemos utilizar.
EJECUCIÓN DEL PROGRAMA
Al iniciar el programa aparece de forma automática la pantalla de conexión.
Debemos tener correctamente configurada la conexión al servidor.
En CURRENT SERVER debemos selección la versión de SQL o de HANA sobre la que tenemos instalado nuestro sistema.
Con el botón CHANGE SERVER podemos configurar la conexión a nuestro servidor de datos:
Si todo es correcto, aparecerá la lista de empresas disponibles en el sistema.
Marcaremos una de ellas e introduciremos nuestro código y password de acceso a SBO.
Es imprescindible que el usuario tenga licencia SBO asignada.
Podemos conectarnos al DTW aunque estemos conectados a SBO. No tendremos problema de duplicidad de conexión.
Una vez conectados se activará el botón IMPORT, mediante el que podremos iniciar los procesos de carga.
Este proceso va a presentarnos una serie de pantallas que nos guiarán en el proceso de carga.
EJEMPLO PARA MIGRAR ASIENTOS
PASO 1
En esta pantalla seleccionaremos el tipo de dato que vamos a cargar:
- Setup Data: Normalmente se trata de los datos que tenemos en el menú GESTIÓN / DEFINICIONES.
- Master Data: Normalmente se trata de los datos maestros de cada módulo: Cuentas contables, Artículos, ICs, …
- Transactional Data: Datos de los documentos de gestión: Asientos, Compras, Ventas, Movimientos de Inventario, …
En nuestro caso, como queremos cargar asientos, seleccionaremos la tercera opción.
PASO 2
En esta pantalla seleccionaremos la acción a realizar:
- Add: Añadir nuevos registros en la tabla con los datos de nuestro fichero.
- Update: Actualizar los registros existentes con los datos de nuestro fichero.
Si hubiéramos seleccionado cargar Setup o Master Data dispondríamos también de:
- Add & Update: Añadir nuevos registros y/o actualizarlos, si ya existen.
En nuestro caso vamos a seleccionar la primera opción.
En SBO la mayoría de documentos no se pueden modificar. Por ello la opción UPDATE en TRANSACCIONES sólo sirve para datos muy concretos.
PASO 3
En esta pantalla seleccionamos el objeto sobre el que deseamos realizar la carga de datos.
Vemos que las opciones principales coinciden con las opciones del menú principal de SBO.
Es este caso vemos que una opción (Chart of Accounts) aparece en gris (no seleccionable). Ello es debido a que es una opción de tipo Master Data y nosotros hemos seleccionado la opción Transactional.
Marcamos la opción deseada: Journal Entry (Asientos).
PASO 4
En esta pantalla vamos a seleccionar los ficheros a cargar.
En la parte superior seleccionamos el formato del fichero:
- TXT: Formato de texto separado por tabuladores
- CSV: Formato de texto separado por comas
- ODBC: Recogemos los datos a través de una conexión ODBC.
En la parte central podemos ver todos los ficheros vinculados al objeto a importar
Con el icono abrimos el explorador de nuestro equipo y seleccionamos el fichero.
En nuestro caso hemos preparado dos, el de cabeceras y el de líneas de los asientos.
En caso de error, con el icono podremos eliminar el fichero de la lista y seleccionar otro.
PASO 5
En esta pantalla disponemos de dos opciones principales:
- Mapping Rules: Revisar la asignación de campos
- Source Data: Visualizar los datos que vamos a cargar
En la ventana izquierda tenemos marcado con colores el fichero sobre el que estamos trabajando. Para seleccionar otro basta con hacer un click sobre él.
PASO 5.1 - MAPPING RULES
En la columna de la izquierda aparecen los nombres de las columnas de nuestro fichero.
En la columna de la derecha aparecen los nombres los campos vinculados.
Si los dos nombres no son iguales no se produce la vinculación automática (En nuestro ejemplo el campo Mem de nuestro fichero). Deberemos hacerlo manualmente colocándonos en el campo de la derecha, y con el desplegable buscar el campo correspondiente:
Si alguno de los campos del fichero no nos interesa para la migración, seleccionaremos la siguiente opción:
PASO 5.2 – SOURCE DATE
En esta pestaña vemos los datos del fichero, tal como van a ser tratados por el DTW. Es importante revisar:
- Formato de las fechas. Se recomienda utilizar el formato <aaaammdd> para evitar errores de conversión.
- Formato de los decimales. Deben importarse utilizando como separador decimal el <punto>.
- Los datos aparecen en sus columnas. Como estamos utilizando el formato de texto separado por tabuladores, si algún campo incluye un tabulador en su interior, aparecerá mal encolumnado el dato en ese registro.
PASO 6
En esta pantalla vamos a realizar dos cosas.
- Vamos a indicar al sistema como debe comportarse en caso de errores:
- Cancel import… : Indicamos al sistema que si encuentra un error realice un rollback de totas las transacciones que haya podido efectuar.
- Ignore All … : Indicamos al sistema que ignore todos los errores que encuentre, cargado todos los datos que sea posible.
- Ignore up … : Indicamos al sistema que ignore los N primeros errores. Cuando llegue a esta cantidad se detendrá, pero los ficheros que ya ha procesado quedarán insertados o modificados en el sistema.
- Vamos a lanzar el proceso definitivo o una simulación.
- Run simulation: Con esta opción el sistema realiza una simulación de la carga de datos. Se recomienda hacerlo siempre. Y no cargar definitivamente los datos hasta que no se ha superado esta prueba sin errores. Hay que tener en cuenta que las validaciones introducidas en el Transaction Notification no se evalúan en este paso.
- Next: Seguimos con el proceso de carga.
PASO 7
En esta pantalla el sistema nos muestra un resumen del proceso que está en curso.
PASO 8
En esta pantalla vemos el progreso del proceso de carga.
En nuestro caso como hemos seleccionado la opción de Cancelar cuando se produzca un error, vemos como la ha hecho.